Die e-Rechnung kommt

Das Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (kurz Wachstumschancengesetz) sieht unter anderem eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes vor. Demnach werden elektronische Rechnungen im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen, ab Januar 2025 verpflichtend sein. Genauer sollen Unternehmen, und zwar unabhängig von ihrer Größe, ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Erstellung und der Versand elektronischer Rechnungen wird dann sukzessive verpflichtend, abhängig von der Umsatzgröße des Unternehmens. Ab 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro zur Erstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Ein Jahr später, also ab Januar 2028, müssen alle Unternehmen auf e-Rechnungen für Leistungen im B2B-Bereich umstellen.

Was ist eine e-Rechnung?

Laut Wachstumschancengesetz Artikel 23, 1a) ist eine elektronische Rechnung „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht. Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung

1. muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen oder

2. kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.“

Sind PDF Rechnungen e-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen sind keine PDF Dateien. Viele Unternehmen versenden bereits heute Rechnungen digital, das heißt als PDF Anhang einer E-Mail. Dies entspricht nicht den Vorgaben für elektronischer Rechnungen.

Bei einer elektronischen Rechnung werden die Rechnungsdaten als strukturierter Datensatz übermittelt. Gängige Formate hierfür sind die XRechnung und ZUGFeRD.

In dem angeführten Ausschnitt aus dem Gesetzestext bezeichnen „sonstige Rechnungen“ alle anderen Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Anforderungen an die neue Definition der e-Rechnung erfüllen.

Warum überhaupt die e-Rechnung?

Die Digitalisierung auch der buchhalterischen Tätigkeiten soll es Betrieben erleichtern, Prozesse zu optimieren und dadurch Kosten zu sparen. Elektronische Rechnungen sollen eine effiziente, da automatische, und medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen ermöglichen. Das soll Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig umweltfreundlich sein.