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Zwei Anrufer – Ein Gedanke

Ordnung ist das halbe Leben. Und auch als Unternehmer hat man gute Vorsätze für das neue Jahr. Ob das aber erklärt, warum…
17. Januar 2022

Ordnung ist das halbe Leben. Und auch als Unternehmer hat man gute Vorsätze für das neue Jahr. Ob das aber erklärt, warum die Optikernetz-Redaktion an einem Vormittag in der KW 2 kurz hintereinander gleich zwei Leserfragen zum Thema „Verfahrensdokumentation“ bekommt, ist noch unklar.

Dass man das Thema GoBD nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte, schrieb Optikernetz zuletzt noch am 5. November 2021 „Elektronische Rechnungen: Bei Formmangel droht Verlust des Vorsteueranspruchs“ und am 11. November 2021 „Elektronische Rechnungen – das Rechnungsformat ZUGFeRD“.

Beide Leser waren aber konkret an einer Vorlage für eine Verfahrensdokumentation für die Branche Augenoptik interessiert. Der Redaktion ist leider keine branchenspezifische Vorlage für die Augenoptik bekannt. Klar ist aber, dass recherchierbare Vorlagen aus anderen Wirtschaftsbereichen für die Geschäftsabläufe in Augenoptikunternehmen nur wenig geeignet sind.

Eine Verfahrensdokumentation ist erforderlich, um nicht nur im Falle einer Außenprüfung, sondern auch sich selbst oder einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ein Verständnis über die Informationsverarbeitung im Unternehmen zu ermöglichen. Das betrifft nicht nur die Archivierung als solches, sondern auch das Zusammenspiel verschiedener eingebundener EDV-Systeme wie z.B. Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, etc. Kaum ein Augenoptikgeschäft kommt heute noch ohne die Verwendung von IT aus. Auf der anderen Seite sind die Vorgänge bei weitem nicht zu komplex wie bei einem Aktienkonzern. Dennoch fallen alle Unternehmer gleichermaßen unter die GoBD.

Die Redaktion gab den Lesern die Empfehlung, die Abläufe in den verschiedenen Systemen und deren Zusammenspiel zunächst einmal skizzenhaft festzuhalten und mit dem Steuerberater zu besprechen. Was z.B. Ausgangsrechnungen anbelangt, ist die Branchensoftware ein zentraler Dreh- und Angelpunkt. Wer elektronische Belege erhält oder Papierbelege digital archiviert, hat im Idealfall ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Ablagestruktur, die nachvollzogen werden können muss. Anhand des Gesprächsergebnisses kann man dann eine Verfahrensdokumentation ableiten und eventuelle Verbesserungen umsetzen.

Quelle: optikernetz.de

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