Als erste Informationen vor fast viereinhalb Jahren durch die Medien gingen, war alles noch so weit weg. Die Rede ist von den neuen Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Nicht jede Registrierkasse entspricht diesen Vorgaben. Eine Anfrage eines Lesers hierzu gab uns Anlass, das in Vergessenheit geratene Dauerthema gut 18 Monate vor dem Ende der Übergangsphase etwas näher zu behandeln:
Den entsprechenden Standard setzen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). GDPdU bedeutet, dass dem Finanzamt fortan sämtliche Transaktionsdaten als Export auf einem Datenträger überlassen werden müssen. Ein Kassensystem muss demnach entsprechend ausgelesen werden können. Seit Inkrafttreten der neuen Vorschrift (Aktenzeichen IV A 4 – S 0316/08/10004-07) am 25. November 2010 müssen bereits alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§14 UStG) vollständig, unveränderbar und unverdichtet aufbewahrt werden.
Die GDPdU wurden zum 1. Januar 2015 durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) abgelöst, welche letztlich dieselben Konsequenzen haben.
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass Kassensysteme, die nach 2010 neu angeschafft wurden, die neuen Anforderungen werksseitig oder zumindest nach einer Aufrüstung erfüllen. Diese Geräte werden im Fachjargon als „Elektronische Registrierkassen“ oder „PC Kassen“ bezeichnet. Ältere Geräte, die so genannten „nicht aufrüstbare Kassen“, dürfen bis zum Stichtag 31. Dezember 2016 nur weiterbetrieben werden, wenn unter anderem folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Die Kasse muss Programmabrufe nach jeder Änderung aufzeichnen.
- Die Kasse muss Einrichtungsprotokolle über Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeicher aufzeichnen.
- Die Ausgabemöglichkeit von „Z-Bons“, Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen, Zahlungswege, Einzelpositionen und weiterer Tagesabschlussauswertungen muss gegeben sein. Buchhaltungsrelevante Auswertungen sind selbstverständlich aufzubewahren!
- Zur Kasse gehörende Bedienungs- und Programmieranleitungen müssen unbedingt vorhanden sein, Vorsicht also bei Gebrauchtgeräten mit unvollständiger Dokumentation!
Die Finanzämter gehen in einem solchen Falle von einer vollständigen Aufbewahrung aus.
TIPP: Sprechen Sie Ihren Steuerberater darauf an, ob die in Ihrem Unternehmen bisher praktizierte Dokumentation der Kasse einer Betriebsprüfung standhalten würde und treffen Sie ggf. entsprechende Maßnahmen. Immer wieder, so berichten Optikernetz-Leser, gibt es bei Außenprüfungen Beanstandungen bei der Kassenführung. Zumeist geht es dabei um rein formale Fehler. Bis zum Stichtag 31. Dezember 2016 müssen dann aber alle Unternehmer – gleich welcher Branche –, deren Einnahmen in der Regel aus Bargeld bestehen, auf ein GDPdU/GoBD-konformes Kassensystem umgestellt oder ein vorhandenes System entsprechend nachgerüstet haben.
Nutzen Sie die verbleibende Zeit der sechsjährigen Übergangsphase, um sich bei dem Hersteller Ihres Kassensystems über die GDPdU/GoBD-Konformität und eventuelle Aktualisierungsmöglichkeiten zu informieren oder sich am Markt für eine Neuanschaffung zu orientieren.