Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 verpflichtend: Was Augenoptikbetriebe jetzt wissen müssen

Zum 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung von Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber verpflichtend. Grundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Mit der Neuregelung sollen Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung vereinfacht, Verwaltungsabläufe digitalisiert und der Aufwand für Unternehmen langfristig reduziert werden.

Für Augenoptikbetriebe bedeutet das, die eigenen Prozesse in der Lohn- und Personalverwaltung rechtzeitig auf die neuen Anforderungen auszurichten. Denn die bisherige Möglichkeit, sich auf Antrag von der elektronischen Führung befreien zu lassen, endet endgültig am 31. Dezember 2026. Ab dem kommenden Jahr ist eine Befreiung nicht mehr vorgesehen.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Zu den Entgeltunterlagen zählen sämtliche Dokumente und Aufzeichnungen, die für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und die Durchführung von Betriebsprüfungen benötigt werden. Dabei wird zwischen klassischen und begleitenden Entgeltunterlagen unterschieden.

Zu den klassischen Unterlagen gehören insbesondere monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Beitragsabrechnungen. Die begleitenden Entgeltunterlagen umfassen beispielsweise Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht, etwa bei Minijobs, oder Immatrikulationsbescheinigungen.

Ab 2027 müssen beide Kategorien elektronisch gespeichert, strukturiert abgelegt und bei einer Betriebsprüfung jederzeit verfügbar sein.

Keine nachträgliche Digitalisierung alter Papierakten

Für Arbeitgeber gibt es eine wichtige Erleichterung: Die neue Verpflichtung gilt ausschließlich für Unterlagen und Vorgänge, die ab dem 1. Januar 2027 entstehen. Bereits vorhandene Papierakten müssen somit nicht nachträglich digitalisiert werden.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bleiben allerdings bestehen. Ältere Dokumente müssen deshalb weiterhin bis zum Ablauf der jeweiligen Frist verfügbar sein – unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen.

Anforderungen für die digitale Archivierung

Bei der elektronischen Ablage sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist vor unzulässigen Veränderungen geschützt und für Prüfungen nachvollziehbar archiviert werden.

Für die Speicherung sind unter anderem folgende Dateiformate zulässig:

• PDF
• JPEG
• PNG
• BMP
• TIFF

Wichtig ist dabei, dass jedes Dokument als separate Datei gespeichert wird. Mehrere Dokumente zu einer einzigen Datei zusammenzufassen, ist nicht zulässig. Darüber hinaus empfiehlt sich eine eindeutige und aussagekräftige Benennung der Dateien. So lassen sich benötigte Unterlagen bei einer Betriebsprüfung schnell und gezielt auffinden.

Revisionssicherheit

Eine besondere Rolle spielt die revisionssichere Archivierung. Elektronische Entgeltunterlagen müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sind.

Für Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, sieht die Regelung drei Möglichkeiten vor:

1. Qualifizierte elektronische Signatur: Die beschäftigte Person unterzeichnet das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
2. Digitalisierung mit fortgeschrittener elektronischer Signatur: Das unterschriebene Papierdokument wird eingescannt und anschließend mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur des Unternehmens versehen. Das Papieroriginal kann danach vernichtet werden.
3. Einfacher Scan: Wird das Dokument lediglich eingescannt, muss das unterschriebene Papieroriginal zusätzlich aufbewahrt werden.

Auch kleine Augenoptikbetriebe sind betroffen

Die Verpflichtung zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen gilt für sämtliche Arbeitgeber – unabhängig von der Unternehmensgröße und der Zahl der Beschäftigten. Damit betrifft sie ebenso inhabergeführte Augenoptikgeschäfte mit wenigen Mitarbeitenden wie größere Filialunternehmen.

Übergangszeit nutzen

Mit der verpflichtenden elektronischen Führung von Entgeltunterlagen soll die Digitalisierung der Personalverwaltung weiter vorangetrieben werden. Langfristig sollen Unternehmen von effizienteren Verwaltungsprozessen und einer vereinfachten Vorbereitung auf Betriebsprüfungen profitieren.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die technischen und organisatorischen Anforderungen rechtzeitig umgesetzt werden. Augenoptikbetriebe sollten deshalb gemeinsam mit ihrer Lohnbuchhaltung oder ihrem Steuerberatungsbüro prüfen, ob die bisherigen Prozesse den künftigen Vorgaben entsprechen.