Aufbewahrungspflichten: Von welchen Unterlagen kann man sich 2026 trennen?

Deshalb hier eine Zusammenstellung der wichtigsten Fristen:

• Nach § 257 HGB sind insbesondere Handelsbücher (Bilanzen), Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Bankunterlagen und Kontoauszüge, Fahrtenbücher und Steuererklärungen zehn Jahre aufzubewahren.

• Sechs Jahre lang müssen gemäß § 257 HGB empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der selbst versandten Handelsbriefe aufbewahrt werden.

• Für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) sind seit 2025 die handels-und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die kürzere Aufbewahrungsfrist gilt für alle Buchungsbelege deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen war.

Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages. Wichtig: Die Fristen gelten auch für elektronisch erstellten Daten.

Es gibt aber auch Unterlagen, die nicht vernichtet werden dürfen. Und zwar dann, wenn sie von Bedeutung sind:

• für eine begonnene Außenprüfung,

• für eine bis 31. Dezember 2025 angekündigte Außenprüfung,

• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,

• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und

• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.