Nachgefragt: Rechnung mit altem Leistungsdatum ausstellen?

Für einen Versicherungsfall bat der Kunde den Kollegen um eine nachträgliche Rechnung für die vor mehreren Jahren bei ihm erworbene Korrektionsbrille. Allerdings handelte es sich um einen Verkauf, bei dem sich der Kunde nur mit einem Beleg begnügte und keine Rechnung wünschte.

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Offensichtlich ist es so, dass die Branchensoftware, die der Leser nutzt, bei Abschluss des Auftrags nicht automatisch auch eine Rechnung generiert, die man nochmal hätte ausdrucken können.

Der Optikernetz-Redaktion kommt von Lesern immer mal wieder zu Ohren, dass abgeschlossene Aufträge offenbar nicht automatisch zu einer Generierung einer Rechnung in der Branchensoftware führen.

Wir fragten beispielhaft Martin Himmelsbach, Geschäftsführer IPRO GmbH, nach einer Einschätzung. Handelt es sich um Anwender- oder Konfigurationsfehler oder ist das gängiger Standard?

Martin Himmelsbach: „Unsere Software winIPRO ist darauf vorbereitet, für jeden Auftrag eine Rechnung zu generieren, diese mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer zu versehen und sie dann im Dokumentenarchiv abzulegen. Ich denke aber, dass weniger als 10% unserer Kunden diese Möglichkeit nutzen.

Hintergrund ist einfach, dass weiterhin ein nennenswerter Anteil der Verkäufe mit Laufkundschaft gemacht wird, die keinen Namen hat und von daher auch keine Rechnung erhalten kann. Es kann also gar nicht lückenlos auf Rechnungen geprüft werden.

Natürlich wird bei jeder Kassenbuchung, egal ob reine Abgabe auf Kredit, Auftragsabgabe, Barverkauf mit oder ohne Kundenzug oder Abgabe im Rahmen eines Clubs immer ein Kassenbon mit allen gesetzlich verlangten Daten erzeugt. Diese Bons sind fortlaufend über die Transaktionsnummer vernetzt. Das heißt, dass über die Computerkasse auch die Abgaben auf Kredit lückenlos abgesichert sind, und natürlich auch die, die ohne Kunden-Identifikation an der Kasse stattfinden.

Bei IPRO ist es grundsätzlich möglich, nachträgliche Rechnungen zu erstellen. Wir empfehlen in diesem Fall einfach, das Wort ‚Kopie‘ im Rechnungskopf einzufügen, damit klar ist, dass es sich um eine nachträgliche Rechnungskopie handelt. Mir ist kein Fall bekannt, bei dem das beanstandet wurde.“

Oftmals sind nicht alle Funktionen einer Software vollumfänglich bekannt. Sollten Sie eine andere Software nutzen und unsicher sein, empfiehlt es sich, beim Anbieter nachzufragen.