In gut zwölf Monaten dürfen nur noch Kassensysteme verwendet werden, welche neue Anforderungen erfüllen. Der ZVA hat die wesentlichen Veränderungen und maßgeblichen Grundlagen, die Unternehmen in der Augenoptik betreffen, zusammengefasst.
Vielfach wird das Inkrafttreten der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zum 01.01.2015 als Begründung für die Notwendigkeit der Anschaffung von neuen Kassensystemen herangezogen.
Maßgebend für die Anforderungen an Kassensysteme ist nach wie vor das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 „zur Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften“. Darüber hinausgehende durch die GoBD für Kassensysteme neu eingeführte relevante Vorschriften gibt es nicht.
Nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 müssen digital erstellte Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 Abgabeordnung (AO) während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt sein. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten müssen elektronisch unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
Bis zum 31.12.2016 wird es nicht beanstandet, wenn Steuerpflichtige Geräte einsetzen, die diesen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügen – wenn möglich sind jedoch Softwareanpassungen und Speichererweiterungen an vorhandenen Kassensystemen durchzuführen, um den Anforderungen zu genügen.
Wenn aufgrund des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 die Anschaffung einer neuen Kasse notwendig wird, ist zu bedenken, dass derzeit in der Politik über eine verpflichtende Anschaffung von manipulationssicheren Kassensystemen diskutiert wird. Wann konkret mit einer Entscheidung zu rechnen ist, ist derzeit unklar. Allerdings ist davon auszugehen, dass – falls es zu einer gesetzlichen Regelung kommt – das INSIKA Verfahren (Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme) als manipulationssicher anerkannt wird. Inwiefern ggf. andere Technologien zur Gewährleistung der Manipulationssicherheit anerkannt werden, ist nicht abzusehen.
Praktisch bedeutet dies:
- Betriebe, die bereits über ein Kassensystem verfügen, das den Anforderungen des BMF-Schreibens entspricht, müssen keine Umstellungen vornehmen. Erst bei einer gesetzlich verpflichtenden Einführung eines manipulationssicheren Kassensystems wird eine Um-/Aufrüstung bzw. ein Ersatz des Kassensystems notwendig.
- Betriebe, deren Kassensystem eine Umstellung/Aufrüstung gemäß den Anforderungen zulässt, müssten diese Umstellung direkt nach bekannt werden des BMF-Schreibens vorgenommen haben. – Falls dies noch nicht geschehen ist, sollte dies möglichst schnell nachgeholt werden. Da davon auszugehen ist, dass das INSIKA Verfahren aller Voraussicht nach durch die Finanzverwaltung als manipulationssicher anerkannt werden wird, empfiehlt es sich, eine Kasse bzw. ein Kassensystem anzuschaffen, das INSIKA-tauglich ist. Ratsam ist es, sich dies vom Hersteller bzw. Lieferanten schriftlich bestätigen zu lassen. Sinnvoll ist es auch, sich direkt über die Höhe des dann anfallenden Aufrüstungsaufwands zu informieren.
- Betriebe, die ein Kassensystem einsetzen, das weder den Anforderungen genügt noch die Möglichkeit einer technischen Anpassung hat, müssen sich bis zum Stichtag 31.12.2016 ein anderes Kassensystem anschaffen. Die Anschaffung sollte möglichst bis kurz vor dem Stichtag hinausgeschoben werden, da sich bis dahin hoffentlich klärt, ob bzw. wann es zu einer verpflichtenden Einführung manipulationssicherer Kassen kommt bzw. welche Systeme neben INSIKA durch die Finanzverwaltung anerkannt werden.
Die Veröffentlichung der GoBD führt jedenfalls nicht automatisch zu einer verpflichtenden Anschaffung neuer Kassensysteme.