Elektronische Rechnungen – das Rechnungsformat ZUGFeRD

In der vergangenen Woche berichteten wir über das Thema elektronische Rechnung. Ein Leser meldete sich daraufhin in der optikernetz-Redaktion mit ergänzenden, hilfreichen Informationen, die wir freundlicherweise an Sie weitergeben dürfen.

Matthias Köste, Geschäftsführer pricon, informierte die eigenen Kunden zu dem Thema mit einem Newsletter: „Haben Sie das mit dem Pferd gehört? Es geht dabei nicht wirklich um Pferde, sondern um ZUGFeRD, das branchenübergreifende Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch.

Eine e-Rechnung erspart Ihnen Zeit und hilft der Natur, denn eine Seite Papier verbraucht 250 ml Wasser, 15 g Holz, 50 Wh Energie, 5 g CO2 und ggf. eine Portion Druckertinte.

Das einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD wurde gemeinsam mit Unternehmen und der öffentlichen Hand entwickelt. Technisch basiert ZUGFeRD auf einer PDF/A-Datei (Dateiformat zur Langzeitarchivierung) kombiniert mit einer XML-Datei (Dateiformat, das auch von Maschinen ausgelesen werden kann). Und genau darin liegt die Besonderheit: Denn so können ZUGFeRD-Rechnungen digital ausgelesen werden und beinhalten physisch dieselben Informationen.

Von Vorteil ist zudem, dass PDF/A eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Maßnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit nahezu jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Ihnen Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.“

Weiterführende Informationen finden Sie hier.

Übrigens: Kunden von pricon können jederzeit von papierhaften Rechnungen bzw. Gutschriften auf elektronische Rechnungen wechseln. Ob Sie die e-Rechnungen als pdf-Datei mit der nötigen ZUGFeRD-Basic- bzw. -Extended-Erweiterung (neuester Stand 2.1.1.) oder auch als XRechnung erhalten wollen, bleibt dabei ihnen überlassen.