Elektronische Rechnungen: Bei Formmangel droht Verlust des Vorsteueranspruchs

Immer mehr Geschäftspartner senden Rechnungen nicht mehr in Papierform, sondern stellen diese ausschließlich digital zur Verfügung. Aussuchen kann man sich das Format der elektronischen Rechnung oft nicht. Ob per E-Mail oder per Download im Login-Bereich für Kunden – Möglichkeiten gibt es viele. Doch welche formalen Anforderungen muss der Augenoptiker bei der Ablage berücksichtigen, um den Vorsteueranspruch nicht zu gefährden?

Was vielen nicht bewusst ist, ist dass die GoBD sich nicht nur auf Kassensysteme beziehen. Als „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ regeln sie auch den Umgang mit Eingangsrechnungen.

In diesem Zusammenhang ist besonders wichtig:

• Die Aufbewahrung von digital ausgestellten Rechnungen als Papierausdruck ist nicht zulässig und führt zum Verlust des Vorsteueranspruchs.
• Während der Aufbewahrungsfrist müssen elektronische Rechnungen jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein.
• Elektronische Rechnungen müssen im selben Format archiviert werden, in welchem sie eingegangen sind (PDF als PDF, E-Mail als E-Mail, Datensatz als Datensatz). Eine Umwandlung, beispielsweise in eine Bilddatei, ist nicht zulässig.
• Wenn Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail gesendet werden, muss nur der Anhang archiviert werden. Die E-Mail dient hier als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden.
• Die elektronische Archivierung sollte auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Gegenwärtig ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) der goldene Standard. Die schlichte Ablage innerhalb des Betriebssystems eines Server-/Rechnerlaufwerkes ist grundsätzlich auch möglich, setzt aber besondere Schutzmaßnahmen und eine Verfahrensdokumentation voraus.

Originale der in Papierform zugegangenen Rechnungen und Belege dürfen übrigens grundsätzlich vernichtet werden, nachdem sie – ebenfalls den GoBD entsprechend – digital archiviert wurden. Es gibt nur wenige Ausnahmen, die den Geschäftsbetrieb in der Augenoptik aber kaum betreffen dürften.

Stimmen Sie sich am besten mit Ihrem Steuerbüro über Einzelheiten in Ihrem individuellen Workflow ab.

Dieser Artikel entstand auf Anregung eines Lesers. Die Optikernetz-Redaktion freut sich über Themenanfragen wie diese.