Zum 31.12.2016 läuft die von der Finanzverwaltung eingeräumte Übergangsfrist zur Lieferung von elektronisch lesbaren, GDPdU-konformen Daten bei Betriebsprüfungen aus. Dies betrifft alle sogenannten bargeldintensiven Betriebe, zu denen auch Augenoptiker und Hörakustiker gehören. Da die elektronischen Kassensysteme vieler Augenoptiker und Hörakustiker heute diese Anforderungen nicht erfüllen, steht bei diesen Unternehmen die Neuanschaffung eines Kassensystems an.
(zum Vergrößern Bild anklicken) Das Angebot an Kassensystemen ist dabei sehr vielfältig. Neben typischen Laden-Kassen gibt es eine Reihe PC-gestützter Angebote, die oft über eine Reihe von Zusatzfunktionen verfügen. Insbesondere für den Augenoptiker und Hörakustiker gibt es zudem die unmittelbar in die eingesetzte Branchensoftware integrierte Form der Registrierkasse. Je nach eingesetzter Branchensoftware verfügen diese Kassen über eine Vielzahl von Zusatzfunktionen, die hier am Beispiel der Branchensoftware Euronet 20XX dargestellt werden: Bei der Betrachtung der Registrierkasse als in die Branchensoftware integriertes Modul sind sowohl organisatorisch-kaufmännische als auch Marketing-Aspekte zu betrachten.
Aus organisatorischer Sicht stellt die elektronische Registrierkasse einen wichtigen Bestandteil des gesamten Prozesses der Auftragsbearbeitung dar. So werden sämtliche Positionen aus Brillen, Contactlinsen- und Hörgeräteaufträgen automatisch in den Kassiervorgang übernommen. Auch können Aufträge von mehreren Kunden, z.B. bei Familienkäufen in einen Kassiervorgang zusammengefasst werden. Doppelarbeit und Eingabefehler werden vermieden. Gutscheine und Gutschriften können einfach über die Registrierkasse erstellt und verwaltet werden. Die richtige Zuordnung zu Produktgruppen, Erlös- und Mehrwertsteuerkonten und natürlich auch die korrekte Berücksichtigung von Krankenkassenanteilen sind so ebenfalls automatisch gewährleistet. Bei vollständiger Bezahlung wird dann natürlich entsprechend das „Bezahlt“-Kennzeichen im Auftrag automatisch aktualisiert. Für direkt verkaufte Artikel und Dienstleistungen, also ohne Erstellung eines kundenbezogenen Auftrags, ist die Integration in die Warenwirtwirtschaft von großem Nutzen. Auch hier erfolgen automatisch die korrekte Verkaufspreisermittlung und die richtige Zuordnung zu Erlös- und Mehrwertsteuerkonto. Die sofortige Abbuchung vom Lager sichert eine aktuelle und vollständige Bestandsführung, die jederzeit eine Inventur ermöglicht. Ein Barcodeleser kann hier zusätzlich den Aufwand minimieren und eventuelle Fehlerquellen beseitigen.
Besonders komfortabel wird das Modul Registrierkasse in Verbindung mit der Offene-Posten-Verwaltung und dem Mahnwesen. Zunächst einmal können so einfach und komfortabel An- und Teilzahlungen verarbeitet werden. Die Übernahme der Rechnungsbeträge, gegebenenfalls unter Berücksichtigung eventueller Krankenkassenanteile erfolgt selbstverständlich auch automatisch, bei entsprechender Einstellung auch zwangsweise beim Abspeichern eines Auftrages. So kann sichergestellt werden, dass alle erfassten Aufträge auch tatsächlich in die Kasse übernommen werden. Zahlungen zu Brillen- und Contactlinsenabos oder auch Ratenzahlungen können im Zusammenspiel mit dem Modul Vertragsverwaltung sogar automatisch über das OP-Konto und die Registrierkasse abgewickelt werden. Die entsprechenden Gebühren oder monatlichen Raten werden dann mit Ihren Fälligkeiten im Kundenkonto geführt. Mit der Funktion Sammelzahlung können dann SEPA-konforme Lastschriftdateien erzeugt und an die eigene Hausbank übergeben werden.
Um die Außenstände im Griff zu behalten, steht darüber hinaus innerhalb der OP-Verwaltung ein komfortables Mahnwesen zur Verfügung. Eine automatische Selektion der anzumahnenden Posten über mehrere Mahnstufen in Verbindung mit individuell gestaltbaren Mahntexten bietet hier maximalen Komfort. Selbstverständlich werden problematische Kunden auch unmittelbar und sofort sichtbar gekennzeichnet. Ein Einblick in den aktuellen Kontostand des Kunden ist ohnehin jederzeit bei allen Arbeitsschritten möglich Insbesondere, wenn es um den Geldfluss geht, ist das Thema Sicherheit von besonderer Bedeutung. Die Euronet-Registrierkasse und die damit verbundenen Programmfunktionen wurden deshalb mit umfassenden Sicherheitsfeatures ausgestattet. Zunächst einmal ist da die auf Wunsch obligatorische Benutzeranmeldung (gegebenenfalls auch per Barcode mit entsprechenden Mitarbeiterkarten) zu nennen. Durch sie werden alle relevanten Programmschritte benutzerbezogen protokolliert. Dies kann bei entsprechender Einstellung auch auf die Auftragsbearbeitung in allen Produktbereichen erweitert werden. So ist sichergestellt, dass alle Eingaben und Veränderungen wie zum Beispiel nachträglich gewährte Rabatte, Preisänderungen oder komplette Stornos mitarbeiterbezogen für den Unternehmer nachvollziehbar sind. Nicht dokumentierte Geld- oder Warenströme werden so weitestgehend ausgeschlossen. Rabattierung und Skontierung können durch entsprechende Programmfunktionen eingeschränkt werden. Auch für den Steuerberater beziehungsweise die eigenen Buchhaltung bedeutet der Einsatz der Euronet-Registrierkasse eine deutliche Entlastung. Übersichtliche, durch den Anwender selbst konfigurierbare Kassenberichte, Journale und Statistiken gewährleisten eine schnelle und einfache Übertragung aller relevanten Daten zu Einnahmen und Ausgaben in die Finanzbuchhaltung. Der Kontenrahmen kann dabei an die jeweiligen individuellen Bedürfnisse des Augenoptikers oder Akustikers angepasst werden. Durch die optionale DATEV-Schnittstelle kann diese Ausgabe der Daten sogar automatisch erfolgen.
Zur eigenen Information stehen darüber hinaus eine spezielle Kassenstatistik und die Möglichkeit alle Ausgaben auch in Excel-Dateien umzuleiten zur Verfügung.
Schließlich ist mit der Speicherung aller kassenrelevanten Vorgänge in der Euronet Datenbank auch den Dokumentationspflichten der Finanzverwaltung genüge getan. Sämtliche Programme entsprechen sowohl den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchhaltung (GoBS) als auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Alle Daten werden über den von der Finanzverwaltung geforderten Zeitraum von 10 Jahren unveränderbar, lesbar und jederzeit abrufbar gespeichert. Durch die in Euronet verwendete Datenbank-Technologie (MS SQL) und die integrierten Datensicherungsfunktionen, insbesondere natürlich der optionalen Online-Datensicherung, ist der Augenoptiker und Hörakustiker auch bei einem technischen Defekt vor Problemen bei Betriebsprüfungen wegen fehlender Aufzeichnungen geschützt. 
Doch der Einsatz der Registrierkasse und der damit verbundenen Funktionen hat nicht nur organisatorisch-kaufmännische Aspekte. Sie stellt auch ein wichtiges Marketinginstrument dar. Schließlich zeigt der Augenoptiker und Hörakustiker seinem Kunden seine Professionalität und Innovationsfähigkeit nicht nur durch das eigentliche Produkt und die produktnahen Dienstleistungen sondern auch durch eine professionelle und zeitgemäße Organisation. Eine schnelle, komfortable Zahlungsabwicklung, beispielsweise unter Einsatz eines EC-Cash-Gerätes mit automatischer Betragsübergabe, die problemlose Verwaltung von An- und Teilzahlungen sowie eine integrierte Gutscheinverwaltung, gegebenenfalls das Handling von Fremdwährungen und ein professionell gestalteter Kassenzettel, der letztendlich ja auch eine Visitenkarte des Geschäftes darstellt, sollten da selbstverständlich sein. Werden dann noch Touchscreen, Kundendisplay und Barcodeleser eingesetzt, lässt ein solcher Kassenarbeitsplatz hinsichtlich Komfort und Arbeitsgeschwindigkeit kaum noch Wünsche offen. Selbstverständlich unterstützt Euronet auch mehrere Kassen innerhalb eines Geschäftes, zum Beispiel für unterschiedliche Abteilungen (Brille, CL, Hörgeräte) oder mehrere Etagen. Die Kassenbestände werden dabei getrennt geführt. Auch kann bei entsprechender Konfiguration das Kassenprogramm an Arbeitsplätzen aufgerufen werden, die gar nicht als Kasse vorgesehen sind. Dies spart gegebenenfalls Wege für Kunden und Mitarbeiter.
Zusammenfassend kann man feststellen, dass die Anschaffung und der Einsatz einer in die Branchensoftware integrierten Registrierkasse zwar einerseits einen höheren Investitionsaufwand in Hard- und Software bedeutet, der aber durch den vielfältigen Zusatznutzen allemal gerechtfertigt ist. Hinzu kommt, dass ein solcher Registrierkassen-Arbeitsplatz in der Regel zusätzlich auch für alle anderen betrieblichen EDV-Anwendungen genutzt werden kann.