Optikernetz.de berichtete über die Auswirkungen der neuen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, die es seit Herbst 2009 zu berücksichtigen gilt. In dieser Fortsetzung finden Sie neben weiteren wichtigen Informationen auch Hinweise für die praktische Umsetzung im Betrieb.
Wie im ersten Teil resümiert wurde, ist es erforderlich, bereits jetzt mit dem Aufbau eines dokumentierten Datenbestandes zu beginnen. Hierfür empfiehlt sich, eine Einwilligungserklärung des Kunden einzuholen, welche zwei Zwecke besitzt:
I. Bestätigung des Datenursprungs durch den Kunden selbst
II. Einholen der Genehmigung für verschiedene weitere Formen der werblichen Ansprache (Telefon, Fax, E-Mail, SMS, etc.)
Ein Muster für eine Einwilligungserklärung befindet sich im Downloadbereich bzw. unter diesem Link.
Weiterhin müssen seit Inkrafttreten der neuen Gesetze alle Endverbraucher bei jeder werblichen Kontaktaufnahme, sei es durch Telefon, Fax, E-Mail oder Post, etc. auf die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und auf ihr Recht, der Verwendung ihrer Daten für Werbezwecke zu widersprechen, hingewiesen werden.
Bei Mailings beispielsweise kann dieser Anforderung durch folgenden Zusatz in der Fußzeile entsprochen werden:
Sie haben Fragen zum Datenschutz? Wir sind verantwortliche Stelle im Sinne des § 3 Abs. 7 BDSG und stehen Ihnen für entsprechende Rückfragen gerne zur Verfügung. Wenn Sie künftig von uns nicht mehr kontaktiert werden möchten, können Sie jederzeit bei uns der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke mündlich oder schriftlich widersprechen.
E-Mails sollten einen Hinweis oder einen Hyperlink enthalten, der es dem Adressaten ermöglicht, einen etwaig zugesandten Newsletter jederzeit abzubestellen (so genanntes „Opt-Out“).
Fazit:
Folgende weitere Besonderheiten gelten bis zum 31.08.2012 bei folgenden Kommunikationswegen:
Post:
Altdaten dürfen weiterhin bis zum 31.08.2012 unter Berücksichtigung der oben genannten Auflagen (Hinweispflicht auf Auskunfts- und Widerspruchsrecht) für postalische Kontaktaufnahme verwendet werden.
Telefon, Fax, E-Mail, SMS und weitere Medien:
Eine werbliche Ansprache des Kunden per E-Mail, Telefon, SMS, Fax oder etwaiger anderer Medien ist ohne dessen Einwilligung grundsätzlich unzulässig.
Was es ab dem 01.09.2012 zu berücksichtigen gibt:
Ab dem 01.09.2012 dürfen nur noch Kundendaten (Alt- und Neudaten) für Werbezwecke verwendet werden, deren Ursprungsquelle der Verwender nachweisbar angeben kann.
Die Einwilligungserklärung des Kunden dient dann als eindeutiger Nachweis der Ursprungsquelle der Daten für den Unternehmer, weil der Kunde diese Daten mit seiner Unterschrift ihm gegenüber bestätigt hat. Mithilfe des Instrumentes „Einwilligungserklärung“ kann mit den Daten von Altkunden, von Laufkunden sowie weiterer in der Vergangenheit erworbener Daten ein eigenständiger neuer Datenbestand sukzessive aufgebaut werden. Voraussetzung ist, dass den Kunden bis zum 31.08.2012 die Einwilligungserklärung auf den bis dahin noch zulässigen Kommunikationswegen zugänglich gemacht wird. Dies ist in aller Regel der Postweg oder beim persönlichen Erscheinen im Geschäft, sofern bereits keine Einwilligung für andere Kommunikationskanäle vorliegen sollte.