Auge fürs Detail gefragt bei Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und Co.

Es ist oft nur eine Frage der Zeit und der Anzahl nachträglicher Anpassungen beim Briefbogen, Rechnungsbogen und Internetseiten-Impressum, bis der Fehlerteufel zuschlägt. So können sich falsche Schreibweisen von Firmenbezeichnungen und Zahlendreher bei Nummern einschleichen oder Angaben verschwinden.

Bei allen Rechtsformen, die im Handelsregister eingetragen sind, ist es besonders wichtig, den Firmennamen im exakten Wortlaut wie in der Eintragung, siehe Handelsregisterauszug, zu verwenden. Dieser Wortlaut beinhaltet bei eingetragenen Kaufleuten in aller Regel auch den Vor- und Nachnamen des Inhabers, sofern sich beide nicht aus der Firmenbezeichnung ergeben. Dies ist nur selten der Fall, weil eingetragene Kaufleute in der Regel einen fremden Namen oder eine Phantasiebezeichnung tragen, die von der Kombination aus Berufsbezeichnung und eigenem (Nach-)Namen abweicht.

Bei eingetragenen Kaufleuten – oder Einzelunternehmen ohne eine solche Eintragung – schleicht sich in Impressen oft auch der Begriff „Geschäftsführer“ in die Pflichtangaben ein, typischerweise an der Stelle, an der die berufliche Qualifikation zu nennen ist. Die richtige Bezeichnung wäre hier aber „Inhaber“.

Stets müssen Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, auch das Registerblatt und das zuständige Amtsgericht angeben. Bei einer GmbH beispielsweise wäre hier immer auch der Geschäftsführer zu nennen.

Neben den Kontaktdaten sollte auch immer auf die korrekte Wiedergabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) geachtet werden. Auf Ausgangsrechnungen hat der leistende Unternehmer die finanzamtsbezogene Steuernummer für Umsatzsteuerzwecke oder die Ust-IdNr. anzugeben. Kleinunternehmen müssen nach § 19 UStG die Steuernummer für Ertragsteuerzwecke nennen. Die USt-IdNr., welche mit den Buchstaben „DE“ beginnt, ist der Steuernummer, welche durch zwei Schrägstriche ( xxxx / xxxx / xxx) gekennzeichnet ist, vorzuziehen. Letztere dient strenggenommen nur als eigener Ausweis dem Finanzamt gegenüber und könnte von Dritten missbraucht werden. Bei Geschäftsbriefen ist die USt-IdNr. oder Steuernummer grundsätzlich keine Pflichtangabe. Sie tauchen auf Geschäftsbriefen in unserer Branche dennoch regelmäßig auf, da aus Gründen der Einfachheit derselbe Briebogen wie bei Rechnungen genutzt wird.

Selbstverständlich ist es zudem heute, auf Rechnungen die BIC und IBAN anstelle der alten Bankverbindungsdaten anzugeben. Es kann nützlich sein, die IK-Nummer (Institutionskennzeichen) gleich mit aufzunehmen, auch wenn man diese nur für den Schriftverkehr mit gesetzlichen Krankenversicherungen benötigt.

Kontrollieren Sie daher in großer Regelmäßigkeit, ob Pflichtangaben und darüber hinausgehende „freiwillige“ Angaben vollständig und fehlerfrei sind!

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